La realización de una cotización precisa y detallada es de suma importancia para cualquier empresa que busque establecer relaciones comerciales exitosas, en especial para el comercio internacional.
La cotización es una herramienta fundamental para el comercio internacional, ya que permite a los empresarios estimar los costos y beneficios de una transacción antes de comprometerse con ella. Una cotización cuidadosamente elaborada puede ser la diferencia entre ganar o perder un contrato y, por lo tanto, afectar significativamente la rentabilidad de la empresa.
En el caso de las pymes exportadoras la cotización debe incluir información detallada sobre los productos o servicios que se ofrecen, así como cualquier costo adicional asociado, como impuestos, aranceles y gastos de envío, los cuales pueden variar según el destino y las regulaciones específicas del país en cuestión.
Elementos de una cotización para comercio internacional
La cotización, además de ser presentada en un formato claro y fácil de entender para el cliente, debe incluir todos los términos y condiciones relevantes. A continuación, te compartimos los elementos que no deben de faltar en una cotización para exportar:
1. Nombre y dirección del exportador y del importador.
2. Fecha de emisión de la cotización.
3. Descripción detallada de los productos o servicios que se están cotizando.
4. Cantidad de unidades de cada producto o servicio que se están cotizando.
5. Peso de la carga, volumen y embalaje.
6. Precio unitario de cada producto o servicio en la moneda acordada (por ejemplo, dólares estadounidenses).
7. Precio total de la cotización, que incluye el precio unitario multiplicado por la cantidad de unidades.
8. Condiciones de pago, que indican cómo y cuándo se debe hacer el pago.
9. Condiciones de entrega, que indican quién es responsable de los costos de transporte y cuándo se entregará el producto o servicio.
10. Términos de la cotización, que indican si es una oferta vinculante o no.
11. Información adicional, como los plazos de entrega, los requisitos de embalaje, los impuestos y aranceles, y cualquier otra información relevante.
Es importante asegurarse de que la cotización contenga toda la información necesaria para que ambas partes comprendan los términos y condiciones de la transacción.
Las pymes exportadoras en República Dominicana, además de la información que se incluye en una cotización estándar para el comercio internacional, es común incluir los siguientes elementos:
• Número de Registro Nacional de Contribuyentes (RNC) del exportador e importador.
• Número de Identificación Fiscal (NIF) del exportador e importador.
• Nombre y dirección del agente aduanal en caso de que se utilice uno.
• Número de permiso de exportación otorgado por el Ministerio de Industria, Comercio y Mipymes.
• Número de permiso de importación otorgado por el Ministerio de Industria, Comercio y Mipymes en caso de que se requiera.
• El Incoterm (término de comercio internacional) acordado entre las partes, que especifica las responsabilidades y los riesgos de cada una de las partes en relación con el transporte de la mercancía.
• La moneda en la que se realizará el pago.
• Si es necesario, se debe incluir una declaración de origen que especifique el país de origen de los productos.
Finalmente, es importante realizar una cotización correctamente para el éxito del intercambio comercial internacional y que la misma se presente de manera oportuna y profesional. El cliente debe sentirse seguro de que la empresa exportadora es confiable y capaz de cumplir con las expectativas y requisitos del contrato.