Toda empresa desea mejorar su rendimiento y obtener mejores resultados para lograr este objetivo existen muchas herramientas y técnicas que facilitan el camino, sin embargo, la fórmula que ha funcionado para gigantes del mundo empresarial es la simplificación de los procesos internos.
Simplificar implica automatizar, estandarizar e implementar estándares de calidad en cada uno de los procesos de la empresa, al lograrlo obtienes como resultado un incremento en la productividad, mejor rendimiento y eficacia en el uso de los recursos.
La marca automotriz, Toyota, es reconocida como un fiel referente en simplificar procesos con éxito, mejorando su sistema de producción, el cual se ha podido replicar en pequeñas y medianas empresas a nivel mundial.
A continuación, compartimos contigo seis primeros pasos para iniciar un proceso de simplificación de procesos en tu pyme y no morir en el intento.
Paso 1. Segmenta las tareas
Uno de los elementos más importantes a la hora de simplificar procesos es segmentar en dividir los equipos de trabajo de acuerdo a la función que realicen y segmentar las tareas, esto ayudará a liberar a cada uno los equipos de actividades innecesarias para agilizar el proceso que les compete.
Cabe destacar que inicialmente es imprescindible un levantamiento de los procesos actuales para identificar la mejor forma de simplificarlos.
Con la segmentación de tareas cada grupo de trabajo se perfecciona en un área específica, adquiriendo mayor experiencia al realizar una actividad repetidas veces, dominando a la perfección las tareas que hace.
Paso 2. Visualización de los procesos
Durante la simplificación de procesos es importante tener un dashboard o un tablero de control de cada una de las acciones y etapas de implementación, esto ayudará a que se visualicen fácilmente las métricas y los datos de cada equipo.
Puedes crear tu propio dashboard con la ayuda de aplicaciones y herramientas digitales como: Tableau, Google Data Studio, Power Bi, entre otros.
Paso 3. Empodera al equipo de trabajo
Nadie conoce mejor los procesos del negocio que los empleados que los realizan día a día, no obstante, suele suceder que no todos poseen las competencias y herramientas para identificar un problema y solucionarlo.
Es por esta razón que para una buena experiencia en la simplificación de procesos se capacite a todos los equipos de trabajo con habilidades y conocimientos básicos de resolución de problemas.
Esta acción de capacitación permitirá que tengas empleados empoderados de sus tareas y comprometidos a identificar cualquier anomalía u oportunidad de mejora y buscar una solución oportuna.
Paso 4. Aprovecha la tecnología
La tecnología se ha constituido en un gran aliado en la sistematización de procesos, gracias al uso de plataformas, herramientas digitales y software para la sistematización de tareas.
Herramientas como Creately, Edraw, Lucidchart, Miro, entre otras, sirven como workflow para el diseño de diagramas de flujo.
Paso 5. Creación de manuales
Luego de tener bien definido el flujo de proceso, políticas y protocolos es indispensable elaborar manuales de trabajo que sirva de orientación para los empleados, de esta manera disminuyes riesgos y crea un modelo homogéneo que sirve de guía para cada empleado conozca la manera correcta de cada proceso.
Paso 6. Seguimiento continuo
Naturalmente, lo que no se mide no se puede mejorar y para ello es importante el seguimiento continuo de cada proceso, verificando que se mantenga la simplicidad y homogeneidad.
