Saber identificar y comprender cuáles son nuestras prioridades es de vital importancia para impulsar nuestro negocio de manera efectiva, ya que al tener claridad sobre qué tareas, proyectos o acciones son realmente prioritarios, podemos asignar nuestros recursos y esfuerzos de manera estratégica.
La gestión de prioridades es lo que nos permite concentrarnos en las actividades que generan el mayor valor y contribuyen directamente al crecimiento y éxito de nuestro negocio, de esta manera evitamos la dispersión de energía en tareas secundarias o irrelevantes, optimizando así nuestra productividad y aprovechando al máximo nuestro tiempo y recursos.
A continuación, hemos realizado una recopilación de consejos claves para que puedas gestionar mejor tus prioridades y hacer que lo importante sea lo más importante para ti y tu empresa.
Identifica los ladrones de tiempo
Uno de los mayores obstáculos son las interrupciones constantes que pueden desviar la atención y afectar la productividad. Por ello es importante reducir las interrupciones al mínimo e identificar los «ladrones del tiempo» que impiden una gestión eficaz de las prioridades.
Las interrupciones frecuentes pueden ser extremadamente perjudiciales para las pymes ya que cada vez que se interrumpe una tarea, se pierde tiempo y se requiere un esfuerzo adicional para volver a enfocarse, esto puede afectar la calidad del trabajo, retrasar los proyectos y generar estrés.
Así que, el primer paso es identificar tus ladrones del tiempo, estos pueden variar de una empresa a otra, pero algunos ejemplos comunes incluyen reuniones innecesarias, llamadas telefónicas constantes, correos electrónicos no urgentes, redes sociales y visitas inesperadas. Observa tus patrones de trabajo y los de tu equipo y determina qué actividades o situaciones están robando tu tiempo y afectando las prioridades del negocio.
Evaluar el impacto
Cuando se enfrenta a múltiples tareas y proyectos, es esencial evaluar el impacto que cada uno tendrá en los objetivos empresariales, así que pregúntate ¿Qué tareas o actividades me generarán mayores beneficios o resultados? ¿Cuáles están directamente relacionadas con el crecimiento y la rentabilidad de la empresa? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a priorizar las actividades que aporten el mayor valor y que sean fundamentales para el éxito a largo plazo.
Matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta eficaz para clasificar y priorizar tareas, la cual se basa en dos criterios, importancia y urgencia, y para ello se divide las tareas en cuatro categorías:
– Importantes y urgentes: Estas tareas requieren acción inmediata y deben ser tratadas de manera prioritaria.
– Importantes pero no urgentes: Estas tareas son fundamentales para alcanzar los objetivos, pero no requieren una acción inmediata.
– Urgentes pero no importantes: Estas tareas suelen ser distracciones o interrupciones que no contribuyen significativamente a los objetivos.
– No urgentes y no importantes: Estas tareas son meramente distracciones y deberían eliminarse o posponerse indefinidamente.
Para conocer más sobre el uso de esta matriz te invitamos a que hagas clic en el siguiente enlace “Cinco tips para evitar la procrastinación”.
Enfocarse en el valor agregado
Cuando se trata de gestionar prioridades, es importante enfocarse en el valor agregado, por lo que es clave que evalúes las tareas, acciones y proyectos en función de su contribución a los resultados y beneficios a largo plazo, para luego dar prioridad a aquellos que generen un mayor impacto en el crecimiento, la rentabilidad o la satisfacción del cliente.
Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT)
La Estructura de Descomposición de Trabajo (EDT), también conocida como Work Breakdown Structure (WBS) en inglés, es una técnica utilizada en la gestión de proyectos para descomponer un proyecto completo en partes más pequeñas y manejables.
La principal finalidad de la EDT es facilitar la planificación, organización y seguimiento de un proyecto, ya que proporciona una visión clara de las diferentes partes del mismo, lo que permite identificar las tareas claves, establecer la secuencia y dependencias entre ellas, asignar responsabilidades y estimar los recursos necesarios para cada una.
Utiliza herramientas digitales para gestionar tus prioridades
No se puede hacer todo solo, aprende a utilizar herramientas digitales que te ayuden a enfocarte en las actividades más importantes, así como también te brinden la facilidad de automatizar procesos repetitivos y rutinarios puede ayudar a optimizar la eficiencia y concentrarse en tareas de mayor valor.
Para conocer las diferentes herramientas digitales mayormente utilizadas, te invitamos a leer el siguiente artículo “Herramientas digitales para impulsar la productividad laboral”
La gestión efectiva de prioridades es esencial para el éxito empresarial en un entorno cada vez más competitivo, identificar lo importante y garantizar que sea lo más importante requiere una planificación cuidadosa, una evaluación constante y toma de decisiones estratégicas para lograr resultados más sostenibles a largo plazo.
