Cómo obtener grandes beneficios de las reuniones que duran entre 10 y 15 minutos

Cómo obtener grandes beneficios de las reuniones que duran entre 10 y 15 minutos

Son una herramienta que sirve para unir equipos, mantener proyectos en marcha y evitar malentendidos.

 

Steven G. Rogelberg es el autor del libro ‘The Surprising Science of Meetings’, un texto que dedica buena parte de su contenido a guiar a los equipos hacia su máximo rendimiento. Oxford University Press publicó uno de sus artículos, del cual te hemos seleccionado algunas partes muy interesantes que puedes aplicar en tu pyme.

Marissa Mayer, directora ejecutiva de Yahoo, crea grandes bloques de tiempo llenos de ventanas de reuniones de 10 minutos porque le permiten ser muy receptiva a las necesidades de los empleados, contribuyendo a que los proyectos e iniciativas como los que desarrollas en tu pyme, sigan adelante sin demoras. También afirma que la duración de estas reuniones lleva a los empleados a entrar con agendas ajustadas que conducen al éxito. Su consejo es “mantener reuniones altamente enfocadas y cortas, centradas en el grupo”.

Estas reuniones a menudo se realizan por la mañana, cada dos o tres días, y en ellas se plantean cuestiones que cada día puedes plantear en tu pyme, como:

  • ¿Qué lograste desde ayer?
  • ¿Qué terminaste desde ayer?
  • ¿Alguna clave para ti o para el equipo que puedes compartir?
  • ¿Alguna actualización clave de un cliente?
  • ¿En qué estás trabajando hoy?
  • ¿Cuál es tu principal prioridad para el día?
  • ¿Cuál es la cosa más importante que harás hoy?
  • ¿Cuáles son sus tres prioridades principales para el día o la semana?
  • ¿Cómo nos está yendo en las tres métricas principales de nuestra empresa?
  • ¿Cómo nos está yendo en las tres métricas principales de nuestro equipo?
  • ¿Qué obstáculos impiden su progreso?
  • ¿Algún punto atascado que enfrentas?
  • ¿Hay obstáculos en los que el equipo pueda ayudar?
  • ¿Algo que frena tu progreso?

Las preguntas se adaptan según las necesidades y las prioridades de tu pyme, por ejemplo, los asistentes pueden discutir obstáculos, como procesos de trabajo que pueden estar perjudicando el trabajo en equipo. O bien, podrían centrarse en lo positivo y pedir a los asistentes ejemplos de cómo otros equipos los ayudaron. Estas agrupaciones ayudaron a la organización a reforzar la iniciativa actual e incluso monitorear el progreso.

El líder de la reunión debe dejar en claro que las respuestas de los empleados durante las reuniones deben ser breves para promover la eficiencia. También es importante que el líder enfatice que la reunión no se trata de informarle a él, sino que se trata de que los miembros del equipo se comuniquen entre sí, se unan, aprendan juntos y busquen formas de apoyarse mutuamente, todo ello en beneficio de tu pyme.

Las reuniones más cortas están diseñadas para reemplazar algunas reuniones más largas que puedan malgastar el tiempo en tu pyme. Teniendo esto en cuenta, es ciertamente aceptable y apropiado programar. Si surge un problema crítico en un grupo que necesita una discusión sustantiva, todos los miembros del equipo saben que esta vez es preciso un seguimiento con otra reunión más larga.

Procura en todo momento evitar el estrés, la insatisfacción y la frustración entre los asistentes porque, en ese caso, estarás diluyendo el resultado positivo de estas reuniones.