Sácale provecho a tus encuentros laborales
Las reuniones de trabajo son esenciales para el buen funcionamiento del negocio. No obstante, no significa que todas las reuniones son productivas, debido a que algunas no cuentan con una preparación previa, una agenda establecida o se pierde de vista el enfoque.
Para tener reuniones productivas y efectivas es importante tomar en cuenta varios elementos. El primero es establecer un número prudente de participantes. El libro Dirigir reuniones efectivas, publicado por Harvard Business Press, explica que si la razón de la reunión es para tomar una decisión o resolver un problema, el número de participantes no debe exceder de 8 personas, ya que entre más gente mayores serán las probabilidades de conflicto.
Por otra parte, asignar roles cada participante permitirá que se gestione mejor el tiempo durante la reunión. Esta acción, conjuntamente con una planificación previa y una agenda con objetivos y puntos claros, garantizará el éxito de la misma.
A continuación, te compartimos cuatro roles que debes determinar para tener reuniones productivas:
Líder o conductor: es la persona encargada de moderar la reunión, llevando siempre el hilo conductor para cumplir con la agenda establecida y alcanzar los objetivos propuestos previamente.
Este es un rol importante, ya que es el encargado de marcar las pautas y de comunicar las reglas para la discusión de los diferentes temas.
Coordinador: es el encargado de realizar todo el proceso de logística de la reunión, como definir los objetivos, realizar la agenda, establecer el tiempo de duración y durante la reunión velar por que se cumpla todo lo anterior.
De igual manera, es quien realiza la convocatoria y coordina que esté listo el lugar, el catering y los equipos tecnológicos necesarios.
Redactor: este rol desempeña la función de realizar la minuta de la reunión, debe tomar apuntes de todo lo acontecido y de las conclusiones finales, para luego compartirlas con cada uno de los participantes.
Participantes activos: estas personas desempeñan un papel fundamental para conseguir el objetivo propuesto, normalmente son los expertos en el tema y preparan la información técnica necesaria para debatir y tomar decisiones.
