En la dinámica de trabajar en la gestión de proyectos, los líderes y ejecutivos han tenido que valerse de las diferentes metodologías de trabajo para obtener resultados de forma efectiva, y una que ha marcado la diferencia es la Estructura de Desglose de Trabajo conocida por sus siglas EDT.
Esta metodología permite visualizar de manera detallada y organizada las tareas y componentes de un proyecto, allanando el camino para una ejecución eficaz, debido a la EDT, además de ser una representación visual y jerárquica de las tareas y actividades del proyecto, también muestra los elementos que conforman al mismo.
Al tener esta visualización se hace más fácil el descomponer de manera sucesiva el proyecto en partes más pequeñas y manejables, que facilita la comprensión y el cumplimiento de cada entregable que conforma el proyecto, a esto es lo que se refieren popularmente en el ámbito de la planificación, “comerse el elefante por pedacitos” frase utilizada para implementar la técnica Kanban.
Cuando se trabajan en grandes proyectos es normal que al inicio se genere sensaciones de estrés o ansiedad por no saber por dónde empezar, por esta razón el uso de esta metodología ofrece varios beneficios entre los que se destacan los siguientes:
Claridad y comprensión: La Estructura de Desglose de Trabajo proporciona una representación visual clara de todas las partes del proyecto, lo que facilita la comprensión tanto para ti como para todos los miembros del equipo.
Gestión eficiente: Al desglosar el proyecto en tareas manejables, se vuelve más fácil planificar, programar y asignar recursos adecuadamente.
Control de cambios: Al tener una estructura organizada se hace más fácil el controlar los cambios sin que estos afecten el resultado final del proyecto.
Buena comunicación: La EDT sirve como herramienta de comunicación efectiva, ya que las partes interesadas pueden identificar rápidamente el progreso y entender el estado actual del proyecto.
Enfoque en los resultados: Al concentrarse en las entregas se hace más fácil alcanzar los resultados deseados.
Pasos para desglosar tu proyecto con la EDT
Para implementar esta metodología de trabajo en tus proyectos futuros, te recomendamos seguir los siguientes pasos:
Define un objetivo general
Antes de sumergirse en descomponer o fragmentar un proyecto es vital comprender el propósito y los resultados finales del mismo, esto proporcionará una dirección clara para el proceso de desglose.
Identificar las principales entregas
Divide el proyecto en las entregas principales que deben completarse, estableciendo las fechas para entregar los resultados concretos que el proyecto producirá.
Descomponer y fragmentar
Luego de descomponer el proyecto en las entregas principales, debes fragmentar cada una en componentes más pequeños y manejables, los cuales suelen ser tareas específicas, etapas del proyecto o elementos necesarios para la entrega.
De esta manera, continúa descomponiendo cada componente en niveles más detallados y luego repite este proceso hasta que cada elemento sea lo suficientemente simple para ser entendido y gestionado.
Asignación de recursos y responsabilidades
A medida que descomponen el proyecto, es importante que se asignen los recursos (personas, tiempo y presupuesto) junto con las responsabilidades y roles para cada elemento de la Estructura de Desglose de Trabajo, este paso te garantizará que cada tarea esté debidamente atendida.
Establecer hitos
Introduce hitos clave en la EDT para marcar puntos importantes en el progreso del proyecto, estos hitos actuarán como puntos de referencia para evaluar el avance.
Finalmente, al adoptar esta metodología en la gestión de tus proyectos estarás preparado para alcanzar tus objetivos de manera más efectiva y con una mayor comprensión de tu equipo de trabajo sobre lo que se espera en el proyecto.
