El departamento de compras suele ser de aquellos que poco se menciona y uno de los imprescindibles para el avance de los proceso y buen funcionamiento de la empresa, ya que es el área encargada de la adquisición del suministro y provisiones para la operatividad.
Por tal motivo, es importante que este departamento realice correctamente sus funciones de planificar y manejar eficazmente las compras, ya que de esto depende la buena administración de los recursos económicos, generando en algunos casos un ahorro.
El buen funcionamiento del departamento de compras de una pyme se ve reflejado por:
• Disminuir los precios o costos en las compras de la empresa
• Fortalecer la relación con los proveedores
• Garantizar el mantenimiento del inventario
• Cumplir con las políticas y procedimientos de compras
Cuando el departamento de compras presenta falencias en su funcionamiento esto se ve reflejado en retrasos en la producción de productos y en la misma operatividad de la empresa, así como también en pérdidas económicas.
Es por esta razón, que hemos recopilado los elementos claves que debes asegurar que el departamento de compras de tu pyme ejecute con éxito.
Planificación de compras
La planificación es esencial en todo el ámbito empresarial, en especial cuando se refiere a las adquisiciones y compras dentro de la compañía. Un alto porcentaje de las pymes no incluyen en su planificación anual el plan de compras, convirtiéndose en uno de los errores administrativos y financieros.
Para planificar las compras es esencial que los líderes de esta área se reúnan con los líderes de los distintos departamentos y con base a su plan de operaciones anual identifiquen las necesidades e insumos que se necesitan adquirir y el tiempo en que se efectuará, generando como resultado un programa de compras.
El programa de compras es un instrumento administrativo en donde está definido el procedimiento para la adquisición de los insumos solicitados por las otras áreas y está directamente alineado con el presupuesto designado para tales fines.
Dentro de los beneficios que tiene para las pymes planificar sus compras se destacan:
• Conseguir precios competitivos en el mercado
• Reducción en los costos administrativos, ya que al estar planificado se evita realizar compras innecesarias.
• Reduce las situaciones de crisis por falta de materias primas, equipos u otros insumos.
• Control de gasto.
Evaluación de proveedores
Los proveedores son un elemento fundamental del proceso de compras, pues son quienes proporcionan la materia prima y los insumos para mantener la buena operatividad de la empresa, por lo tanto es vital que el departamento de compras maneje una buena relación con sus proveedores y se mantenga en constante búsqueda de nuevas opciones que pueda integrar a su base de datos.
No siempre la experiencia con un proveedor resulta ser satisfactoria generando situaciones a la empresa, por esta razón, es esencial evaluar a los proveedores que brindan un servicio a la empresa y depurar aquellos que se encuentran en la base de datos como backup en caso que se requiera sustituir a un proveedor.
Control de inventario
Con la planificación de compras la empresa evita hacer compras innecesarias de productos, materia prima, equipos y maquinarias, llevando un control del inventario en almacén.
Gracias a la tecnología en la actualidad se cuenta con cientos de aplicaciones y herramientas tecnológicas para el control de inventario, como FACTUSOL360, Holded, Cashflow, etc, haz clic en el enlace “5 softwares para gestionar el inventario de tu pyme” para que conozcas el detalle de cada una.
Intercomunicación con los otros departamentos
La comunicación es un elemento transversal en una empresa y la herramienta número uno para conocer tanto las necesidades de cada departamento como también recibir su retroalimentación sobre la calidad de las adquisiciones que se hacen a través del departamento de compra.
Una buena práctica es realizar reuniones periódicas con las áreas que más requieren de la compra de suministro y equipos, de esta manera se mantiene una dinámica en la relación interdepartamental que impacta positivamente los procesos de compra.