En principio, un departamento de compras impacta a la empresa en muchos aspectos. El más importante es la rentabilidad, es decir, la relación entre esos beneficios que proporciona adquirir los insumos y la inversión y utilidad que se les da para lograr el objetivo de nuestro negocio. Por ello, la gestión de compra tiene que ser planificada y organizada para evitar gastos innecesarios o pérdidas.
Reducir los costos en bienes o servicios es la tarea principal y uno de los objetivos más significativos. Esto puede suponer un aumento sustancial de productividad y rentabilidad operativa. En el caso de las pequeñas empresas, se concentra en la comparación de precios, sin dejar a un lado los estándares de calidad establecidos.
Un departamento de compras también debe mantener una buena relación con los proveedores. Si el trato es correcto y exitoso, esto se traducirá en mejores ofertas, mejor atención a los pedidos e incluso hasta a un favoritismos saludable que puede ayudar a que el departamento sea más eficaz. Por ejemplo, cuando tenemos un crecimiento inesperado en las ventas o una demanda, que no podemos suplir de inmediato, los proveedores pueden desempeñar un papel preponderante y ayudar a que cumplamos a tiempo con los pedidos.
También, la división de compras tiene que estar integrada a los demás departamentos de producción, ventas, mercadeo, recursos humanos y por supuesto, finanzas. Esto puede ser elemental para que el funcionamiento de nuestra empresa.
Si por ejemplo, tenemos un negocio que depende mucho de materias primas, y no existe una buena comunicación o trato con los proveedores, es posible que no se pueda cumplir con la elaboración de los productos, y por consiguiente se perjudicará la venta y esto afectará indirectamente el mercadeo y directamente las finanzas.
Es decir, que a modo de resumen, tenemos que los objetivos principales son:
- Minimizar los costos de compras y almacenamiento (esto último para no tener dinero parado en materiales que no se utilizarán hasta dentro de un tiempo).
- Mantener el flujo de producción de manera efectiva.
- Asegurar una buena relación con los proveedores.
- Organizar, actualizar datos de los materiales pedidos, comprados y fechas.
- Continuar buscando suplidores que puedan agregar calidad y precio.
- Presentar informes de la gestión de compras a cada uno de los departamentos.
Y agregamos un detalle muy importante, y que debe tenerse muy claro, es que nuestra empresa debe buscar la satisfacción de los clientes junto a los proveedores y no contra ellos. Si se logra esta coordinación satisfactoria, nuestro negocio será uno exitoso.
