Elaborar un plan de continuidad del negocio es fundamental para cualquier empresa, especialmente para las pymes, ya que este plan proporciona una guía clara y estructurada para hacer frente a situaciones de riesgo que podrían interrumpir las operaciones normales de la empresa.
El mundo acaba de sobrevivir a una pandemia, la cual nos enseñó que sin ningún aviso toda la humanidad cesó sus actividades cotidianas, incluyendo el sector empresarial, y fuimos testigos de cómo miles de pequeñas y medianas empresas luego del cese no pudieron continuar sus operaciones, demostrando una vez más la importancia de tener un plan de continuidad.
A continuación, hemos elaborado una guía dividida en cinco fases que te ayudará a desarrollar un plan de continuidad del negocio efectivo:
Fase 1: Determinar el propósito del plan
• Evalúa las necesidades de la empresa: Identifica las áreas críticas de la empresa y los procesos clave que deben mantenerse en funcionamiento durante situaciones de riesgo. Define los objetivos del plan de continuidad del negocio en función de estas necesidades.
• Establece un equipo de gestión de crisis: Designa un equipo responsable de desarrollar y ejecutar el plan, el cual debe estar conformado por representantes de diferentes áreas de la empresa y contar con habilidades complementarias.
• Definir los roles y responsabilidades: Asigna roles y responsabilidades claras a los miembros del equipo de gestión de crisis, es vital que establezcas quién será el responsable de coordinar las actividades, comunicarse con los empleados y las partes interesadas, y tomar decisiones clave.
Fase 2: Determinar las actividades clave de la empresa
• Identifica las actividades críticas: Realiza un análisis exhaustivo de las actividades clave de la empresa que son fundamentales para su funcionamiento, identifica los recursos necesarios para llevar a cabo estas actividades, como personal, tecnología, proveedores, etc.
• Prioriza las actividades críticas: Ordena las actividades identificadas en función de su importancia y su impacto en la continuidad del negocio, esto ayudará a enfocar los esfuerzos y los recursos en las áreas más importantes durante una interrupción.
Fase 3: Evaluación del riesgo y los daños
• Identifica los riesgos: Realiza una evaluación exhaustiva de los riesgos a los que se enfrenta la empresa, tanto internos como externos. Es importante que consideres aspectos como desastres naturales, fallas en la infraestructura, ciberataques, problemas de suministro, entre otros.
• Evalúa el impacto: Determina el impacto potencial de cada riesgo identificado en las actividades clave de la empresa, esto te permitirá priorizar los riesgos y desarrollar estrategias de mitigación adecuadas.
Fase 4: Planificación de estrategias
• Desarrolla estrategias de mitigación: Diseña estrategias para mitigar los riesgos identificados, esto puede incluir medidas preventivas, como sistemas de respaldo, seguros, políticas de seguridad de la información, entre otros.
• Establecer planes de respuesta: Define las acciones específicas que se deben llevar a cabo en caso de que ocurra un evento de riesgo, ten en cuenta que estos planes deben ser detallados y estar respaldados por procedimientos claros y comunicados a todo el personal relevante.
Fase 5: Plan financiero para dar respuesta a situaciones de riesgo y plan para retomar las operaciones en caso de cese
• Evalúa la capacidad financiera: Realiza un análisis de la capacidad financiera de la empresa para hacer frente a situaciones de riesgo y asegurar la continuidad del negocio, para ello es necesario que identifiques las fuentes de financiamiento disponibles, como líneas de crédito, seguros, reservas de capital, entre otros.
• Establece un fondo de contingencia: Crea un fondo de emergencia destinado a cubrir los gastos adicionales y las pérdidas durante una interrupción del negocio, es importante que definas claramente cómo se utilizará este fondo y los procedimientos para su activación.
• Desarrolla un plan de recuperación: Diseña un plan detallado para recuperar las operaciones normales de la empresa después de una interrupción, esto puede incluir la restauración de sistemas, la comunicación con los clientes y proveedores, y la recuperación de datos.
Recuerda que, un plan de continuidad del negocio es un documento vivo que debe actualizarse regularmente para adaptarse a los cambios en la empresa y en su entorno, además, es esencial comunicar el plan a todo el personal y realizar ejercicios periódicos de simulación y entrenamiento para asegurar su efectividad.
Al implementar un plan de continuidad del negocio, las pymes estarán mejor preparadas para enfrentar situaciones de riesgo y minimizar el impacto en sus operaciones.
