¿Ha cumplido la empresa todas las metas del año? Llevar una agenda como herramienta de productividad es un elemento fundamental que permite la planificación eficaz, distribución de tareas, seguimiento y verificación del cumplimiento de los objetivos en aras de que lo establecido no sea procrastinado.
La administración del tiempo a través de agendas y planificadores, bien sean escritos o digitales, permiten no sobrecargar nuestra actividad mental, posibilita organizar el tiempo para aprovechar al máximo las tareas de cada día para con ello lograr los objetivos. Asimismo, facilita también la distribución del trabajo entre proyectos de distinta naturaleza, asegurándote el cumplimiento de las tareas de acuerdo a las prioridades.
El tiempo que te toma llevar una agenda consiste en una inversión que permite una mejora en la planificación periódica, pero también es una forma de ejecutar de manera más efectiva las acciones pautadas semana a semana, día a día. Permite encaminarte hacia metas claras con tareas específicas, vencer la procrastinación, priorizar de acuerdo a las necesidades e imprevistos, implementar una visión global, a partir de tareas particulares.
Dicho esto, a continuación, te plantearemos las partes esenciales que debe tener una agenda para la consecución de las metas trazadas.
Calendario anual. Toda agenda cuenta al inicio y al final con un calendario anual, a fin de obtener una visión global de los proyectos en los que estás involucrado. Además, te ayuda a visualizar a qué distancia te encuentras de las metas u objetivos, una visión aproximada de lo que falta para las fechas límites, y te permite hacer un cálculo aproximado del tiempo que necesitas para el desarrollo de las tareas.
Planificador mensual. La sección mensual de tu agenda o planificador permite asentar y refrescar de manera rápida eventos importantes para la empresa que no han de cambiar, o citas, reuniones, entregas y presentaciones que difícilmente serán movidas. Te ayuda a recordar las fechas recurrentes de pagos de servicios, declaraciones de impuestos, pagos a suplidores, etc. Asimismo, permite delimitar objetivos específicos, que lograrán acercarte a los generales.
Desde completar la línea gráfica de un proyecto que ha de presentarse el mes siguiente, hasta definir las nuevas estrategias de inversión. Objetivos que luego deben desglosarse en tareas o acciones específicas en la agenda diaria o semanal.
Plan semanal. Tal y como comentábamos antes, la sección semanal del planificador, permite asentar un momento y lugar específico para aquellas acciones que te acercarán a tus objetivos. El correcto desarrollo de esta sección, permitirá que inicies la semana despejada, ya que cada tarea tendrá un momento y un lugar concreto de ejecución.
La reunión del jueves, no perturbará la paz mental del lunes, porque ya sabes que el martes en la tarde realizas la presentación y el miércoles en la mañana repasaras las ideas centrales de la exposición.
Tareas diarias. Esta sección que toma de cinco a diez minutos diarios es una de las partes más importantes para la correcta ejecución de tu planificación. Es el espacio donde se asientan todas las tareas, acciones, pensamientos e ideas del día a día. Puedes estructurarla de acuerdo al horario específico en que tienes la intención de realizarla, de acuerdo al orden de prioridad. Ahora bien, es de suma importancia que las asientes de la manera más específica posible, ya que esto permitirá visualizar la ejecución de la misma.
Seguimiento. Visualizar, planificar y ejecutar es importante. Pero, el seguimiento es fundamental para marcar la evolución de las acciones al logro del objetivo general pautado y la transcendencia de estos a largo plazo. El seguimiento que le damos a la revisión de la agenda y lo planificado durante el día nos ayuda a recordar aquellas tareas aún pendientes.
El darle seguimiento a las acciones planificadas para la semana, ayuda a refrescar la visión del avance que debemos tener en ese periodo de tiempo, dando mayor prioridad a ciertas tareas sobre otras. El seguimiento a las acciones mensuales ayuda a actualizar el camino hacia los objetivos, permitiendo observar si algo ha cambiado desde la planificación inicial. El seguimiento te permite mantenerte en el camino, ir más rápido si es necesario, o cambiar el curso.
La mayor parte de los planificadores cuentan con estas secciones. De igual modo, las agendas digitales presentan la posibilidad de personalizar estas secciones, e incluso agregar alarmas y recordatorios. Un planificador o agenda de trabajo permite administrar el tiempo de manera inteligente, para dedicar el tiempo necesario a las tareas que te llevaran a conseguir el éxito.
