La definición de un RFP como siglas en inglés es: request for proposal y en español lo podemos traducir como “solicitud de propuesta” o “términos de referencia” a determinados requerimientos en una organización. Es un documento que una empresa emite para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios.
Basados en esta definición, te exponemos los pasos fundamentales en la elaboración de un RFP, en el cual se abarca con la descripción de aquellas necesidades de negocios organizacionales a través de una gestión de requisitos que son mapeadas a cada necesidad.
- Se realiza un diagnóstico organizacional, en el cual produce unas necesidades que se convierten en iniciativas organizacionales, esto nos presenta un panorama claro de lo que requiere la empresa. Estas son mapeadas a la estrategia organizacional.
- Basado en la estrategia organizacional suministradas por el equipo gerencial, se logra construir la cadena de valor y la red de procesos.
- Posterior a esto se realizan talleres por medio de las cuales se logra abstraer una serie de requisitos en cada una de las áreas o equipos de la organización.
- Estos requisitos son mapeados a cada necesidad detectada en el diagnóstico organizacional.
- Luego estos requisitos también son mapeadas a cada uno de los subprocesos, procesos y macro-procesos de la organización que fue construido en el paso anterior. Esto se realiza para darle un contexto más acertado de lo que la organización requiere y presenta una visión global del negocio a los proveedores que se presenten en la comprensión de los requisitos organizacionales.
- Por último se realiza el RFP, que da respuesta a todo lo que la organización requiere a un nivel macro de negocio.
- Elaboración de un Road Map de proyectos que presente la ruta crítica en la implementación de una solución tecnológica, donde implica no sólo el software sino hardware, modelo de gobierno, estructuración de procesos, etc.
Estos pasos, en el contexto de negocios, busca que los proveedores que lean el RFP, lo hagan con el contexto de negocios y dejen de ser simples requisitos tecnológicos y así la respuesta dada al RFP, se convierte en una solución integral, puesto que se mira a la organización en el contexto general de la misma, y no como partes aisladas en las áreas, que por lo general suelen hacer los proveedores con los RFP que se presentan.
