Sin lugar a dudas, la organización en una empresa es fundamental para su buen funcionamiento. Una empresa desorganizada y sucia complica el trabajo, además de que genera un ambiente pesado y tenso.
Sabemos que como propietario debes darle seguimiento a muchos temas y a veces se te hace cuesta arriba mantener todo en orden. Es por esta razón que desde Impulsa Popular compartimos contigo algunas ideas para que te organices y seas más productivo en tu PYME.
A la hora de organizar tu lugar de trabajo debes de tomar en cuenta tres elementos, el primero es la oficina. El primer consejo que te damos con referencia a esta es que guardes aquellos materiales que no utilizas todos los días en un lugar poco visible, ya sea un armario o un archivo. Para las cosas no estén desorganizadas.
Segundo, organiza los materiales de manera que puedas acceder de rápida y fácilmente a ellos. Por ejemplo, al momento de guardar los datos de un cliente, almacénalos en un fichero y organízalos por apellidos para que sea fácil encontrarlo.
Tercero, crea un basurero seguro. A veces se votan papeles importantes que más adelante se necesitan, es importante que hagas un basurero clasificado. Por ejemplo, a) basura, b) papeles, c) latas. De esta manera podrás acceder al de papel sin ningún temor a daño o contaminación.
Lisa Kanarek, en su libro “Organización de su oficina para lograr el éxito”, sugiere “guardar todos sus cachivaches y lo que utiliza sólo una vez a la semana en áreas secundarias, como un mueble de archivo o un estante. Todo lo que utilice una vez por mes se debe almacenar en un archivo o dejar en un estante. Los artículos que utilice con menor frecuencia deben guardarse en un armario”.
El segundo elemento es tu archivo de papel, y para esto te recomendamos que lo limpies regularmente. Tómate al menos una mañana cada trimestre para realizar esta tarea, vota todo aquello que no necesites.
También es importante que crees etiquetas a la hora almacenar la información para que la identifiques fácilmente, utiliza palabras fáciles de recordar o relacionadas al contenido del archivero.
Además, es importantes que clasifiques lo documentos. Por ejemplo, entra en una sola carpeta las facturas, en otra los documentos del cliente, en otra los contratos, entre otras. Es importante que cuentes con suficiente espacio para almacenar y colocar tus archivos.
El tercer elemento son tus archivos electrónicos. Aquellas informaciones a las cuales no accedes frecuentemente sácalas de la computadora y guárdalas en un disco externo, de esta manera liberas espacio.
Finalmente asígnale un nombre apropiado a los archivos, que sea fácil de recordar pero sobre todo que se corresponda con el contenido.
