La resolución de problemas es uno de los puntos que resaltan en los trabajos de todo líder organizacional. La aparición de problemas en el entorno empresarial es inevitable, por lo que la meta a trazar es el minimizar la emergencia de los mismos, llevándote a la previsión, pero también a tomar el coraje para enfrentarlos antes de que lo dicten las circunstancias.
No es un proceso sencillo, ya que con frecuencia, por la cantidad de responsabilidades que son parte del día a día, se toman atajos para aliviar los puntos de tensión, sin resolver realmente el núcleo de cada problema. En lugar de temer el afrontarlo o sentirte incómodo ante el desconocimiento de una solución inmediata, debes de orientarte hacia la acción rápida resaltando que las respuestas no siempre son inmediatas y es un proceso llegar a la solución pertinente.
El objetivo principal que debes trazarte al momento de plantear un proceso adecuado de resolución de problemas es lograr que tanto tú como los demás miembros de la organización sean más abiertos con los conflictos y competentes para su resolución.
Recuerda que los conflictos son oportunidades para mejorar el sistema y las relaciones dentro de la empresa, proporcionan información vital sobre los procesos y los obliga a la mejora constante.
Para encontrar solución a los problemas existen diferentes etapas cruciales para llegar a la resolución de problemas.
Podemos mencionar las siguientes:
a. Identificación del problema
Más allá de las posibles dificultades consecuentes de la existencia de un problema en un proceso en particular, el identificar un problema es el punto de partida que te va a llevar a la resolución del mismo. Es una primera etapa de gran dificultad, ya que la raíz suele partir de una situación muy distinta a las manifestaciones que produce. El equipo de trabajo puede ignorar que en su metodología de trabajo, sus rutinas, lo que hacen y dejan de hacer por comodidad o desconocimiento, sea la fuente del problema, así que pueden dificultar la transparencia del proceso.
La identificación del problema se convierte entonces en un proceso sobre todo intuitivo que conduce a la identificación de las causas y las partes implicadas. Algunos puntos a tener en cuenta en relación a esta etapa son: recordar que existen diferentes puntos de vista de los sucesos, considerar los intereses de las partes, dar prioridad a la escucha activa como metodología.
b. Formulación del problema y proposición de soluciones
Una vez probada la existencia de un problema en particular debes proceder a formularlo. Esto permite la delimitación del mismo y pasa a ser el núcleo para el desarrollo de propuestas que permitan solucionarlo. La formulación del problema implica su descripción, definir las variables, cómo éstas se interrelacionan, si afectan directa o indirectamente y permite visibilizar los posibles cursos de acción al respecto. Se busca entonces proponer de manera creativa posibles soluciones al mismo a través de estrategias como lluvia de ideas.
Es de suma importancia integrar al equipo en la proposición de soluciones, sobre todo a aquellos a los que el problema les afecta de manera directa, llegando a intentar sopesar la mayor cantidad de soluciones sin juzgar, ya que no podemos estar completamente seguros cuál será la más eficaz por extraña que nos parezca en un principio.
c. Elección e implementación de la solución
El desarrollo adecuado de las etapas anteriores permitirá tomar una decisión sobre las soluciones propuestas, atendiendo a las circunstancias específicas y posibles limitaciones alrededor del problema. Al momento de seleccionar una entre todas las propuestas, es necesario evaluar ventajas y desventajas, involucrados, cuál permite un mejor balance entre las partes afectadas, e incluso si existe una nueva propuesta que englobe algunas de las planteadas. En este punto es de suma importancia asentar cada idea discutida sin dejar nada a la memoria, ya que cada punto puede aportar a una solución eficaz y repasar las anotaciones permite la reflexión de las opciones sobre los detalles e implicaciones.
Al momento de implementar la solución seleccionada, considera que toda nueva estrategia arrastra dificultades en la ejecución inicial, dificultades que sobre la marcha se encargarán de pulir asperezas hasta encajarla. Aunque se debe dar especial relevancia a los detalles, teniendo en cuenta que sean detalles y no incompatibilidades esenciales, teniendo como norte la coincidencia entre soluciones y realidad. Resulta de gran importancia ya que al desarrollarse de manera eficaz, promete un progreso significativo en el camino a la resolución del problema sin generar otros.
d. Auditoría y revisión de resultados de la implementación
Esta última etapa a desarrollar luego de la implementación de la solución seleccionada es de gran importancia, ya que a través del monitoreo activo en relación a los objetivos de la organización y los trazados por la propuesta resolutiva, posibilita la revisión de hechos y sugerencias para mejorar. Es vital verificar la medida en que la nueva estrategia está cumpliendo con los fines.
Como puede observarse cada etapa está interrelacionada con las demás, por lo queÇ aunque se realice en un mayor número de pasos, o con mayor minuciosidad, no pases por alto los puntos esenciales de cada una en aras de desarrollar un proceso de resolución de problemas eficiente y acorde con las necesidades de la empresa.
