Independientemente del rubro al que pertenezcas, en algún momento de tu vida empresarial tendrás que organizar un evento, ya sea para tus socios, colaboradores, clientes internos, clientes externos o inclusive la prensa.
Lo primero es determinar cuál es el objetivo del evento, es decir, si es una apertura, un lanzamiento de un producto o servicio, la puesta en circulación de un libro, una charla, una conferencia o simplemente una actividad de relacionamiento.
Lo segundo es discernir cuántas personas asistirán al evento y a qué tipo de público pertenecen, para entonces elegir la hora, el día y el lugar del evento. Recuerda que estos tres últimos puntos deben de ir muy de la mano con el tipo de público al que vayas a invitar.
Una vez determinadas estas cuatro variables, lo que sigue es ponerte en contacto con diferentes suplidores para que elijas, entre otros aspectos, la decoración y ambientación, el bufete y la bebida, el sistema audiovisual, iluminación, sonido y tarima, en caso de ser necesarios. Muchos salones de eventos y restaurantes, si les contratan la comida y la bebida,exoneran automáticamente el costo del alquiler.
Un punto que debes tener muy presente para que tu evento sea exitoso es la confección y envíode invitaciones. Ya sean en formato digital o físico, asegúrate de que toda la lista de tus invitados las recibió a tiempo y antes del evento confirma su asistencia.
El sonido debe estar en perfecto estado, así como las luces de acuerdo al evento. Es importante que las personas que vayan a tener una intervención durante el evento lleguen horas antes de iniciar, con el objeto de que tengan tiempo de probar el sonido y la presentación en caso de tenerla.
Si a la actividad se convocó a la prensa, recuerda tener a una persona encargada de entregar la nota de prensa y otros materiales informativos de interés, así como también de organizar las fotos principales y de quedarse con los datos de los periodistas para darle seguimiento a la publicación.
Finalmente, no olvides como todo buen anfitrión saludar y agradecer de manera personal a tus invitados el hecho de haber asistido a tu evento.
