Para que tus clientes paguen a tiempo

Para que tus clientes paguen a tiempo

La relación que establecen las compañías con sus clientes influye considerablemente a la hora de recibir los pagos a tiempo y en buenos términos después de enviar las facturas.

La claridad en las condiciones de pago y en las penalidades; la flexibilidad; la comunicación directa, oportuna y cordial; y los beneficios por pagar en los primeros días del plazo son algunas de las claves para que el cobro no se convierta en una pesadilla ni termine quebrando tu empresa.

Para nadie es un secreto lo difícil que es el proceso de cobranza a decenas, cientos o miles de clientes que puede tener una compañía. Y nada gana quien tenga el mayor número de usuarios de sus productos o servicios si aquellos no le pagan por estos o si cada vez que va a cobrarles debe incurrir en distintos gastos para este proceso, además del dolor de cabeza y el esfuerzo que eso representa.

Existen tres pasos importantes en medio de una recesión, que contribuyen a que tus clientes paguen sus facturas a tiempo y a evitar que tu empresa acumule cientos de ellas sin recibir los pagos, mientras hace esfuerzos y recurre a todo tipo de maromas y gastos para cobrar.

1- Crea un sistema de pagos basado en recompensas y castigos para motivar a tus clientes a que paguen a tiempo. Este punto consiste en ofrecer descuentos a quienes paguen antes de lo esperado y, por otro lado, en poner penalidades a aquellos que se pasen de este plazo.

Este tipo de estrategias hará que tu cliente, al ver que la cantidad a pagar aumenta con cada día que se retrasa, tenga una mayor “motivación” para pagar cuanto antes. En este punto hay que tener cuidado de no sorprender al cliente con penalidades de las que no tenía conocimientos, sino ser siempre muy claros en las condiciones de pago desde el principio.

2. Encuentra el tono adecuado para hablar firmemente al cliente cuando se pasa del plazo de pago, se recomienda el envío prioritario de una carta en un sobre grande y llamativo, el mismo día del vencimiento, con un contenido que sea conversacional, cortés y específico sin recurrir a muchos términos legales y afirmaciones generales.

Se hace énfasis en la importancia del tono de la carta, que no debe ser muy duro ni tampoco sutil o presto a distintas interpretaciones.

3. Negocia los términos de pago, recurriendo en primera instancia al contacto directo con los clientes, y en última a las agencias de cobranza.

Trata de estar conectado con tus clientes y habla con ellos sobre el porqué no pagaron la cuenta. Es posible que antes hayan sido cumplidores y que ahora tengan condiciones extraordinarias que la empresa puede y debe entender para proponer un plan de pago y así superar la crisis y continuar la buena relación con ese cliente.

Como una segunda opción está el perdonar una parte de la deuda para evitar el largo proceso de pasar a una agencia de cobros. Y, como tercera opción, puedes recurrir a una agencia de cobros, fijándote muy bien en qué tipo de empresa es para no caer en manos de alguien que cobre con tácticas extremas.

Más vale la calidad que la cantidad, es decir, es mejor contar con buenos clientes que cumplan con las condiciones del contrato y con los pagos, que tener muchos clientes incumplidores a los que haya que estar persiguiendo.