Aprende a controlar esa área en tu negocio con estas recomendaciones
Los viáticos son necesarios para proveer al personal los recursos económicos necesarios para desempeñar una función externamente. Es muy usual para el pago de transporte y alimentos de los empleados que realizan el trabajo fuera de las instalaciones del negocio.
Sin embargo, es un área que suele tener fugas. Por lo que es importante llevar un estricto registro y control de los viáticos, por tal motivo Quickbooks, el famoso software de contabilidad, compartió en su portal web algunos consejos que les puede ayudar a las pymes a controlar la fuga de viáticos.
Crea un formato para solicitud de recursos
Es importante diseñar un formato para que los empleados puedan realizar la solicitud de los viáticos, con la siguiente información:
– Cantidad de personas que realizarán el viaje o estarán realizando el trabajo fuera de la oficina.
– Número de días u horas que estarán fuera.
– Ubicación del lugar, especificando si es local, nacional o internacional.
Planifica con anticipación
Lo ideal es que se planifiquen con tiempo las actividades fuera de la oficina, de esta manera se tendrá más espacio para realizar reservaciones y conseguir mejores tarifas, en caso de necesitar boletos aéreos y hospedaje.
Responsable de autorizar la solicitud
Para tener un buen control y evitar la fuga de viáticos, es imprescindible asignar a un empleado la función de autorizar las solicitudes de viáticos y de llevar a cabo la relación entre lo presupuestado y los pagos realizados (taxis, boletos aéreos, hospedaje, comidas, etc).
Límites
Establece una cantidad límite para el costo de cada renglón que corresponda a pagos de viáticos junto con una política de control de viáticos.
Realiza una comparación de gastos
Es esencial realizar una comparación de los gastos realizados a través de las facturas y comprobantes de gastos que entreguen los empleados.
Obtén una tarjeta corporativa
Las tarjetas de crédito o débito empresariales permiten llevar un mayor control de los pagos y evitar la fuga de viáticos.
