¿Cómo mejorar la gestión de cuentas por pagar?

¿Cómo mejorar la gestión de cuentas por pagar?

El éxito financiero de una empresa depende en gran medida de la forma en que se manejen sus finanzas. La falta de control, la indisciplina y la poca información financiera son errores recuentes en la práctica empresarial.

Si no gestionas adecuadamente las finanzas en tu PYME es muy probable que tanto las cobranzas de las facturas que te adeudan como el pago de las que debes nunca se lleguen a efectuar en el tiempo y la forma adecuada.

Para evitar esto lo primero es designar una persona que se haga responsable de la administración contable y financiera, que se encargue de controlar la entrada y la salida del dinero.

Segundo, introduce políticas contables y administrativas que te permitan conocer en cada momento cuantas factura debes, a quién le debes, cuáles son los montos de las facturas por pagar y cuáles son los tiempos o plazos de pago para cada una de ellas.

Normalmente si cuentas con un sistema contable o das de alta cada factura que recibes en este sistema no tendrás inconveniente con obtener y gestionar esta información. Es bueno también que sepas cuales son las modalidades o formas de pago que dispones para cancelar cada factura, conocer si existe de parte de tu proveedor beneficios o descuentos por pronto pago.

En el caso de que sepas que no podrás cumplir con el pago de una cuenta adeudada lo recomendable es que te comuniques con la empresa acreedora y le informes de la situación y los alertes sobre una nueva fecha de pago. Una adecuada comunicación en este tipo de circunstancias es clave para evitar mayores inconvenientes.

En el tema financiero, una regla de oro consiste en no contratar, efectuar compras o tomar compromisos de pago por encima de tu nivel o flujo de ingresos; es decir, que parte del éxito de la gestión de cuentas por pagar pasa por mantener un equilibrio contable y financiero.