Hay personas que piensan que porque tienen todo anotado en su agenda, son realmente organizados. ¿Qué sentido tiene almacenar un montón de cosas diferentes de forma agrupada en un lugar que no está destinado a tal fin? Realmente ninguno. Un ejemplo claro son las notas de reuniones y tareas pendientes. Parece que el simple hecho de tomar notas da a entender que somos organizados.
Al final, suelen archivarse siempre juntas y a no ser que quieres usarlas a modo de salvoconducto de emergencia ante posibles situaciones comprometidas, esto tiene poco sentido. Lo realmente correcto sería aclarar cada una de las notas tomadas y tomar decisiones sobre cada una de ellas. Este hecho seguramente desencadenaría distintos tipos de acciones a llevar a cabo por lo que se constituirían como material susceptible de ser clasificado o archivado según el caso, ya que habrían sido dotadas de sentido real para nosotros.
Cuando estamos en el proceso de crear una empresa, la organización es sumamente vital para que todo sea manejado y sincronizado a los tiempos y pautas que establezcas como cabeza de la organización.
El concepto organizado tiene un significado totalmente individual e independiente para cada persona. Ser organizado lo que significa realmente es que ordenamos las cosas en función del significado que tienen para nosotros. Si tienes un conjunto de materiales de construcción apilados en un lugar concreto, es porque has decidido que tiene sentido para ti y has concluido que deben estar ahí, eres organizado. Ahora bien, si las cosas están en el lugar donde no deberían de estar realmente eres desorganizado.
Si realmente quieres gestionar todo aquello que puedes necesitar en algún momento, siempre con un máximo de eficacia y un mínimo de esfuerzo, deberás concentrar en una misma ubicación todo aquello que realmente tiene sentido para ti. De una forma clara, el criterio debería ser identificar y relacionar el concepto de significado con el de ubicación. Vivimos en una constante realidad cambiante.
A modo de resumen, para ser organizado deberás en primer lugar identificar de forma sencilla el concepto relacionado entre el sentido que las cosas tienen para ti y su ubicación organizativa. En segundo lugar deberás usar procesos y estructuras simples que faciliten la tarea de organizar, de lo contrario no los utilizarás y por último deberás asegurarte de que se mantiene tu sistema organizativo de forma constante, de lo contrario pasarás de ser organizado a desorganizado de forma sencilla.
