Por la rapidez con que se vive hoy día, las PYME han tenido la obligación de acelerar su forma de trabajo. El tiempo es un activo muy importante. Además de tener que llevar a cabo las tareas necesarias para que su negocio siga caminando, el empresario debe tratar y mantenerse en contacto con clientes, proveedores y colaboradores.
Muchas de estas comunicaciones se llevan a cabo a través de la herramienta de correos electrónicos que de una forma u otra han facilitado el sistema de flujo de información entre las partes.
Ahora bien, ¿sabes si le estás dando un uso efectivo a tu mensajería online?
Para tener respuesta a esto es necesario que sepas qué tipo de información envías, pues dependiendo del contenido los correos se clasifican en correos importantes, informativos y basura.
Conocer la diferencia de estos correos te ayudará a saber a cuáles debes darle prioridad.
Los correos importantes son los que deben ser acatados de inmediato y que ameritan de intervención lo antes posible.
Correos informativos son los que aportan datos sobre algún proyecto, trabajo que se está realizando, pero que solo precisa del usuario una confirmación de lectura.
Los correos basura, aquellos en los que se ven mezclados temas personales de baja importancia con los negocios. Ejemplo de esto puede ser el hecho de que estés agobiado con mucho trabajo y te lleguen correos de chistes o de horóscopos.
La razón fundamental de que sepas diferenciar estos correos es que debes dar prioridad a los asuntos de tu empresa, especialmente a los que tienen que ver con aquellas comunicaciones que representen beneficios u oportunidades de negocio.
Si te detienes un momento de trabajar para contestar un correo le estas dando prioridad e importancia, tanto al canal como a quien lo envía. Después de identificar las clases de correos, empieza a implementar estrategias para no perder tiempo.
Primero. Abre los correos en los que tardarás menos de dos minutos en responder.
Segundo. Cuando un correo suponga una acción de tu parte tienes que ubicar el tiempo disponible, el cual ahorrarás al no abrir correos basura, y el momento para poner manos a la obra.
Ahora bien, cuando un correo supone más de dos minutos (preparar una documentación, subir archivos adjuntos, entre otras) lo ideal es que lo conviertas en una tarea. De esa forma, si trabajas con lista de tareas, habrá un tiempo y espacio agendado para su realización.
Procura que en tu bandeja de mensajes sólo haya correos que sean alusivos a tu empresa y a las negociaciones futuras y las ya existentes.
