Todas las empresas en el desarrollo de sus operaciones generan informaciones que es necesario almacenar y proteger por su carácter estratégico: datos personales de clientes, datos de los propietarios, documentos legales, facturas comerciales, manuales de procesos, fórmulas de productos, planillas de costos, guías de trabajo, acciones de socios, entre otras.
Mantener las informaciones confidenciales de la empresa en un lugar seguro es de vital importancia porque evita que los competidores accedan a información que puede perjudicar a tu empresa. Además, mientras no se revelen los datos al público, tu empresa se privilegia de mantener sus secretos.
¿Cómo almacenarlas y protegerlas? Fácil. Lo primero es identificar cuáles son las informaciones que ameritan ser resguardadas para que nadie, al menos que tenga autorización, accedana ellas. Segundo, asegúrate de hacer contratos donde incluyas clausulas de confidencialidad en la relación con terceros y trabajadores, para que al momento de suministrarlas queden automáticamente protegidas y legalmente respaldadas.
También es recomendable establecer procesos y políticas internas para el acceso y manejo de las informaciones confidenciales. Puedes implementar filtros para diferenciar a aquellas personas que necesitan conocer las informaciones por la naturaleza de la actividad que desarrollan y a quiénes pueden realizar sus actividades sin tener acceso..
Además, identifica ya sea con membretes, sellos, carpetas especiales, entre otros, la información confidencial con rótulos que indiquen: «Confidencial», «No divulgar», «Secreto», “Privado” u otro similar.
Una vez determinadas cuales informaciones ameritan protección y cómo las resguardarás, el tercer paso es saber dónde las va a almacenar. Se recomienda alojarlas en lugares de acceso restringido y con llaves, en el interior de muebles o estantes que se mantengan alejados del tránsito de personas externas a la empresa y en ambiente donde no haya excesiva humedad o temperatura.
Si se trabaja de información digital o programas informáticos, recuerda de disponer de una política de manejo de usuarios y contraseñas adecuadas y seguras.
Es aconsejable, además, tener un asesor legal de confianza fuera de la oficina, quien sea que lleve los asuntos importantes de la empresa y quien los almacene.
