Muchos son los que piensan que reunirse es perder el tiempo, o peor aún, es agendar o listar posibles soluciones que solo se quedarán engavetadas. Sin embargo, queremos compartir contigo algunas herramientas que permitan que tus reuniones sean realmente efectivas.
Para lograrlo, lo primero es definir los objetivos, ya que solo así podrás obtener los resultados que se esperan antes, durante y después de la reunión. Si la reunión no se planifica es imposible tomar buenas decisiones, planear acciones y llevar a cabo los trabajos. Asimismo, es importante contar con una agenda de trabajo.
Otro aspecto clave consiste en convocar con tiempo. Así mismo, informar quiénes serán los asistentes.
Especificar y limitar la duración de la reunión es otra clave para tener éxito. Es necesario que cada apartado se realice en los tiempos previstos y que un moderador controle los tiempos y los contenidos.
Los acuerdos adoptados deben quedar expresados en un acta o minuta. Antes de finalizar la reunión es imprescindible que queden pautados los objetivos finales, los responsables de cada uno y las fechas de acción y cumplimiento.
Por último, los convocantes deben revisar y evaluar el desarrollo y resultados del encuentro, con aras a mejorar futuras convocatorias.
